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大型会议活动策划方案——杭州会议策划公司

发布日期:2015-08-11 03:53:27 浏览:1846

任何一个大型会议活动策划方案,其会议管理都可分为五大步骤:会前准备、会议开始、会议进行,会议总结以及跟踪执行。
常言道,会务管理是核心,活动管理是目标。因此,要想 成功举办一场大型的会议活动,前期的会议策划是关键。 所谓会议策划,它是一种资源的整合与配置过程,都是在控制会议风险的基础上,使会 议效果最佳。要想会议开得好,风险控制早做到。大凡一场公关会议活动最可能出现的失误,在 不同的会议阶段有不同的表现。比如:
1、 会前准备:会议主题和日程及任务分配不明确,参会人员毫无针对性,参会人员也准备 得不充分。
2、 会议开始:会议程序太过繁复冗长,主持人能力有限,主题变动随意,而且参会人员的 层次参差不齐。
3、 会议进行:会议讨论消极沉闷,甚至超出议题范围,会议过程拖沓,常常表现为议而不 决。
4、 会议总结:会议效果不明显,工作安排没有针对性,也没有条理清晰的会议总结。
5、 跟踪执行:经常是那完那了,根本没有及时有效的后续工作跟进和信息反馈。
会议本身是一个很重要的管理工具和手段,通过会议策划,可以很好地对会议中的各个 细节严格把关。犹如项目管理一样,需要进行不断地监控、不断地调整、不断地跟进,以确 保项目及时、出色地完成。比如会议准备方面的策划,涉及到会议目标的设立、与会者的选 择、会议时间的选择、会议地点的选择、会议议程的拟定、会议通知的派发等等。不仅如此,会场布置检查的重点、预订会议地点的重点考虑项目、签订书面合同时的注 意事项、烘托良好的会议氛围的技巧、会务管理人员分组、与会人员分组需注意的事项、会 议证件的制作、会议纪念品、奖品的制备、会议名册的编制、开会前 24 小时的验收项目、 开会前 12 小时的检查工作细则,以及会务物品准备的名细等等,都非常重要。